Woche 1 — Anbinden
Outlook, Teams und Dokumente werden sicher angebunden (Microsoft Graph), Berechtigungen nach Read-First-Prinzip gesetzt, die drei wichtigsten Entlastungsfälle geklärt.
KI-Chief-of-Staff
Ihr persönlicher KI-Assistent für Outlook, Teams und Dokumente
Priorisiert E-Mails, bereitet Termine vor, fasst Dokumente zusammen und erstellt tägliche Briefings — auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Technisch umgesetzt als KI-Chief-of-Staff, live vorführbar.
eigene Infrastruktur
EU oder lokal
live vorführbar
in 2–3 Wochen produktiv
Kurzantwort
Ein KI-Chief-of-Staff ist ein persönlicher Assistent für eine Führungskraft: tägliches Briefing, Mail-Triage mit Antwortentwürfen, Termin- und Dokumentenüberblick — bedient dort, wo Sie ohnehin arbeiten (Microsoft Teams, Outlook oder eine interne WebUI). Er läuft auf Ihrer Infrastruktur, die KI-Verarbeitung erfolgt in der EU oder vollständig lokal. Vier Betriebsvarianten von EU-Cloud bis On-Prem decken jedes Datenschutzniveau ab.
Typische Ausgangslage
Der Tag wird vom Postfach bestimmt: viele ungelesene Mails, voller Kalender, kein Überblick.
Wichtige Entscheidungen gehen in der Masse unter, Fristen werden zu spät sichtbar.
Antworten kosten Zeit, obwohl viele Termin- und Standardmails wiederkehren.
Generische KI-Tools sind tabu, weil Daten das Haus nicht verlassen dürfen.
Es fehlt jemand, der morgens das Wichtige zusammenfasst — eine Assistenz für digitale Aufgaben.
In 2–3 Wochen produktiv
Woche 2 — Konfigurieren & live
Briefings konfigurieren, Mail-Triage einstellen, auf der gewählten Variante einrichten — danach Live-Betrieb und Einschulung.
Ergebnis
Tägliches Morning-Briefing, priorisierte E-Mails, Antwortentwürfe, Terminvorbereitung, Dokumentensuche per Chat — EU-Hosting oder lokal. Laufender Betrieb im Retainer.
Was Sie bekommen
- Tägliches Briefing mit den wirklich wichtigen Terminen, Mails und Fristen.
- Vorbereitete Antwortentwürfe im richtigen Ton — Versand nur nach Ihrer Freigabe.
- Schnelle Antworten auf Fragen zu eigenen Dokumenten, ohne Suchen.
- Spürbare Zeitersparnis im Tagesgeschäft.
- Dokumentiertes Betriebs- und Sicherheitskonzept mit klaren Freigaberegeln.
Differenzierung
Auf Ihrer Infrastruktur. Live vorführbar.
Anders als generische KI-Tools läuft der Chief-of-Staff auf Ihrer eigenen Infrastruktur — Ihre Daten verlassen das Haus nicht (KI-Verarbeitung in der EU oder lokal). Das System ist bereits produktiv im Einsatz und kann in wenigen Minuten live gezeigt werden, statt nur auf Folien.
- Betrieb in der EU oder vollständig On-Prem — Datenhoheit nach Ihrem Anspruch.
- Read-First: schreibende Aktionen nur nach ausdrücklicher Freigabe.
- Senior verantworteter Betrieb statt reiner Lizenz.
- Vier Betriebsvarianten von Microsoft-365-nah bis agentisch.
Häufige Fragen
Lohnt sich das? Was bringt es konkret?
Schon 30 Minuten Zeitersparnis pro Tag ergeben bei rund 220 Arbeitstagen etwa 110 Stunden im Jahr. Bei einem Geschäftsführer-Stundenwert von 150 € sind das rund 16.500 € Nutzen pro Jahr — dazu weniger übersehene Mails, Termine und Fristen. Damit trägt sich der Assistent in der Regel bereits im ersten Jahr.
Kann Microsoft Copilot das nicht auch?
Copilot ist ein starkes Standardprodukt im Microsoft-Ökosystem. Der KI-Chief-of-Staff ist individuell auf eine Führungskraft zugeschnitten, bindet beliebige Quellen ein, läuft auf Ihrer eigenen Infrastruktur (EU oder lokal), bringt automatisierte Workflows aus einer eigenen Agent-Plattform mit und kommt mit einem persönlichen Ansprechpartner statt reiner Lizenz. Copilot kann sogar als KI-Backend einer Variante dienen — der Unterschied liegt in Zuschnitt, Datenhoheit, Workflows und Betreuung.
Was passiert, wenn die KI einen Fehler macht? Werden Mails unkontrolliert gesendet oder gelöscht?
Nein. Der Assistent arbeitet standardmäßig im Read-Only-Modus: Er liest, fasst zusammen und bereitet Antwortentwürfe vor — aber Senden, Löschen, Verschieben oder Terminänderungen erfolgen ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe (Genehmigen, Bearbeiten oder Verwerfen). Die KI erhält nie mehr Rechte als der Nutzer, jede Aktion wird revisionssicher protokolliert, und für kritische Aktionen lässt sich ein Vier-Augen-Modus aktivieren. Autonome Aktionen sind ein optionales, klar abgegrenztes Premium-Modul.
Welche Betriebsvarianten gibt es?
Vier: A) Azure Copilot (EU), B) Azure Services in Ihrer eigenen EU-Cloud, C) vollständig lokal auf eigener Hardware, D) agentisch (Claude Code / Codex, wie eine interne Agent-Plattform). Sie unterscheiden sich darin, wo die KI-Verarbeitung läuft — und damit in Datenhoheit, Leistungsfähigkeit und Preis.
Bleiben meine Daten wirklich im Haus?
Die KI-Verarbeitung erfolgt je nach Variante in der EU oder vollständig lokal. Bei der On-Prem-Variante verlässt die KI-Verarbeitung das Haus nicht. Nutzen Sie Microsoft 365, liegen Mail und Kalender ohnehin in Ihrem M365-Tenant; es kommt kein zusätzlicher Cloud-KI-Anbieter hinzu.
Worüber bediene ich den Assistenten?
Standard sind Microsoft Teams und ein Outlook-Morning-Briefing, optional eine interne WebUI bzw. PWA fürs Handy. Sie nutzen ihn dort, wo Sie ohnehin arbeiten.
Was kostet das?
Je nach Variante ab 9.900 € Setup. Der monatliche Betrieb läuft in drei Service-Stufen: Essential ab 490 €, Professional ab 990 €, Executive ab 1.990 €. Lizenz-, Cloud-, Hardware- oder API-Kosten fallen je nach Variante direkt bei Ihnen an. Bei rund 16.500 € Zeitnutzen pro Jahr trägt sich der Assistent in der Regel im ersten Jahr. Ein konkretes Angebot entsteht nach Klärung von Variante, Service-Stufe, Quellen und Anforderungen.
Macht der Assistent Dinge automatisch?
Nein. Er bereitet vor (Entwürfe, Vorschläge), aber schreibende oder sendende Aktionen erfolgen nur nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe (Read-First-Prinzip).
Wie lange dauert die Einrichtung?
Üblicherweise zwei bis drei Wochen, abhängig von Variante und angebundenen Quellen.
Für wen lohnt es sich?
Für Geschäftsführer und Bereichsleitungen mit hoher Mail-, Termin- und Dokumentenlast — besonders, wenn Datenschutz und Datenhoheit wichtig sind.
Chief-of-Staff live erleben
In einem 30-minütigen Erstgespräch grenzen wir die drei wichtigsten Entlastungsfälle ein — und zeigen den Assistenten direkt in Aktion.
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